Tesis Güvenlik Belgesi Başvuru ve Hazırlık Rehberi

Tesis Güvenlik Belgesi, bir şirketin belirli adresteki tesisinin NATO veya millî gizlilik dereceli bilgi, belge, proje ve malzemeyi koruyabilecek fiziki, personel ve bilgi güvenliği şartlarını taşıdığını gösterir. Şirket kuruluş belgesi, faaliyet belgesi veya NCAGE kodu değildir. Belge, başvurulan gizlilik derecesi ve adres için Millî Savunma Bakanlığının inceleme ve denetimi sonucunda verilir.

Tesis Güvenlik Belgesi Ne İşe Yarar

Savunma sanayii projesinde gizlilik dereceli sözleşme, teknik veri veya malzemeye erişecek yüklenicinin güvenlik yeterliliğini gösterir. NATO ihalelerinde istenen NATO Facility Security Clearance karşılığı olarak kullanılabilir. Belgenin bulunması, şirketin her NATO ihalesini kazanacağı veya tüm gizlilik derecelerine erişeceği anlamına gelmez. İhale dokümanı, proje güvenlik talimatı ve personelin bireysel erişim yetkisi ayrıca uygulanır.

Millî ve NATO Belgesi Arasındaki Fark

Millî belge, Türkiye'nin millî gizlilik dereceli bilgi ve projeleri için; NATO belgesi ise NATO güvenlik düzenlemelerine tabi bilgi ve ihaleler için kullanılır. Başvuru yalnız ihtiyaç duyulan dereceye göre yapılmalıdır. NATO Restricted seviyesinin uygulaması ile daha yüksek NATO gizlilik dereceleri aynı olmayabilir. Bir şirketin millî belgesi bulunması NATO belgesini, NATO belgesi bulunması da bütün millî projelere erişimi otomatik sağlamaz.

Kimler Başvurabilir

Türkiye'de kurulmuş ve savunma sanayii faaliyeti yürüten şirketler, sözleşme veya ihale nedeniyle gizlilik dereceli bilgiye ihtiyaç duyuyorsa başvurabilir. Ortaklık yapısı, yabancı sermaye, yönetim ve gerçek faydalanıcı bilgileri açıkça bildirilmelidir. Yabancı sermayeli şirketlerin alabileceği millî gizlilik derecesi ve istisnalar ayrıca Bakanlık onayına tabi olabilir. Başvuru ihtiyacı sözleşme, proje veya teklif belgesiyle somutlaştırılmalıdır.

Başvurudan Önce Hazırlanması Gerekenler

• Şirket ticaret sicili, ortaklık ve yönetim yapısını gösteren güncel belgeler.
• Talep edilen gizlilik derecesini ve iş ihtiyacını açıklayan yazı veya ihale belgesi.
• Tesisin adresi, yerleşim planı, kat planları ve kontrollü alan tasarımı.
• Güvenlik koordinatörü görevlendirmesi ve görev tanımı.
• Kritik yöneticiler ile erişecek personel için Kişi Güvenlik Belgesi başvuruları.
• Fiziki güvenlik, ziyaretçi, anahtar, alarm, kamera ve olay müdahale prosedürleri.
• Bilgi sistemleri, ağ ayrımı, taşınabilir medya, arşiv ve imha talimatları.

Kişi Güvenlik Belgesi Neden Önemli

Tesisin duvar ve alarm şartlarını sağlaması tek başına yeterli değildir. Gizlilik dereceli bilgiye erişecek personel ile yönetmelikte sayılan ortak ve yöneticiler hakkında güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasının olumlu sonuçlanması gerekebilir. Kişi Güvenlik Belgesi, yalnız verildiği kişi ve gizlilik derecesi bakımından erişim şartını karşılar; kişinin proje kapsamında 'bilmesi gereken' bilgi sınırını ortadan kaldırmaz.

Başvuru Süreci Nasıl İlerler

• Şirket, talep yazısı ve MSB'nin güncel belge listesindeki evrakı sunar.
• Evrak ve personel güvenliği başvuruları ön incelemeden geçirilir.
• Eksiklik varsa şirkete tamamlama bildirimi yapılır.
• Tesis, ilgili güvenlik derecesine göre yerinde denetlenir.
• Fiziki, bilgi, personel ve doküman güvenliği bulguları raporlanır.
• Eksikler giderilip doğrulandıktan sonra uygun derece ve adres için belge düzenlenir.

Yerinde Denetimde Neler Kontrol Edilir

Tesis sınırı, giriş-çıkış kontrolü, ziyaretçi kaydı, kamera ve alarm sistemleri; gizli evrakın saklanacağı dolap ve odalar; çoğaltma, taşıma ve imha düzeni; bilgi sistemlerinin fiziksel ve elektronik korunması incelenir. Personelin prosedürü gerçekten bilip bilmediği de önemlidir. İnternetten alınan genel bir güvenlik talimatını dosyada bulundurmak yeterli olmaz; kurallar tesisin mimarisi, proje ve risklerine uygun olmalıdır.

Belgenin Süresi ve Yenilenmesi

Savunma Sanayii Güvenliği Yönetmeliğinde belgenin geçerlilik süresi beş yıl olarak düzenlenir. Yenileme başvurusunun sürenin bitmesinden altı ay önce yapılması öngörülür. Belge devam ederken adres, ortaklık, yönetim, güvenlik koordinatörü, kontrollü alan veya bilgi sistemi değişirse Bakanlığa bildirim gerekebilir. Sürenin dolması beklenmeden esaslı değişikliğin etkisi değerlendirilmelidir.

Adres Değişikliğinde Belge Devam Eder mi

Tesis Güvenlik Belgesi adres bazlıdır. Şirket unvanı aynı kalsa bile yeni binanın çevre, giriş, kontrollü alan ve bilgi güvenliği şartları yeniden incelenir. Eski adresteki belgeyi yeni tesiste kullanmak ciddi ihale ve güvenlik riski doğurur. Taşınma planı, proje takvimini aksatmayacak kadar erken Bakanlıkla koordine edilmelidir.

NCAGE Kodu Belge Yerine Geçer mi

Hayır. NCAGE, NATO kodlandırma sisteminde kuruluşun tanımlanmasını sağlayan koddur. Güvenlik soruşturması, fiziki denetim veya gizlilik dereceli bilgiye erişim yetkisi sağlamaz. Bir NATO tedarik sürecinde hem NCAGE kodu hem NATO Tesis Güvenlik Belgesi hem de proje/ihale özelindeki başka belgeler istenebilir. İhale şartnamesindeki her koşul ayrı kontrol edilmelidir.

Belge Askıya Alınabilir veya İptal Edilebilir mi

Güvenlik şartlarının kaybedilmesi, değişikliklerin bildirilmemesi, gizlilik ihlali veya denetimde ciddi uygunsuzluk tespit edilmesi hâlinde belgenin sınırlandırılması, askıya alınması ya da iptali gündeme gelebilir. Şirket, olay kayıtlarını saklamalı, ihlali derhâl bildirmeli ve düzeltici faaliyet planı uygulamalıdır. Gizlilik ihlalini örtbas etmek, ilk ihlalden daha ağır kurumsal sonuç doğurabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Belge almak için önce ihale kazanmak gerekir mi

Her zaman değil. Teklif verebilmek için dahi belge istenen NATO veya millî projeler bulunabilir. Ancak başvuruda gerçek ve belgelenebilir iş ihtiyacı gösterilmelidir.

Bütün çalışanlara Kişi Güvenlik Belgesi gerekir mi

Kural olarak gizlilik dereceli bilgiye erişecek kişiler ve yönetmelikte özel olarak sayılan kritik yöneticiler bakımından süreç yürütülür. Görev ve erişim matrisi gereksiz başvuruyu önler.

Belge başka şubede kullanılabilir mi

Hayır. Belge belirli adres ve güvenlik düzeni için verilir. Başka şube veya taşınılan tesis için ayrıca uygunluk ve belgelendirme gerekir.

Kaynaklar

• mevzuat.gov.tr
• msb.gov.tr
• msb.gov.tr
• msb.gov.tr
• msb.gov.tr